Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Code de conduite pour l'approvisionnement
Renseignements généraux
01 Numéro d'entreprise - approvisionnement
02 Instructions, clauses et conditions uniformisées
03 Définition d'offrant
04 Présentations des offres
05 Offres déposées en retard
06 Offres retardées
07 Transmission par télécopieur
08 Dédouanement
09 Capacité juridique
10 Droits du Canada
11 Rendement du fournisseur
12 Communications en période de soumission
13 Justification des prix
14 Coûts relatifs aux offres
15 Déroulement de l'évaluation
16 Coentreprise
17 Conflit d'intérêts / Avantage indu
18 Intégralité de l'ensemble du besoin
19 Autres renseignements
Code de conduite pour l'approvisionnement
Pour se conformer au Code de conduite pour l'approvisionnement (http://www.
tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/cndt-cndct/index-fra.html), les offrants doivent
répondre aux demandes d'offres à commandes (DOC) de façon honnête, juste et
exhaustive, rendre compte avec précision de leur capacité de satisfaire aux
exigences énoncées dans la DOC et le contrat subséquent, présenter des
offres et conclure des contrats que s'ils sont en mesure de satisfaire à
toutes les obligations du contrat. En vue dŽassurer lŽouverture, lŽéquité
et la transparence au cours du processus d'attribution, les activités
suivantes sont interdites :
a) le paiement dŽhonoraires conditionnels par toute partie du contrat à
une personne pour qui la Loi sur le lobbying, 1985, ch. 44, (4e
supplément) sŽapplique;
b) la corruption et la collusion au cours du processus d'attribution de
tout contrat pour la fourniture de biens et de services.
En présentant une offre, l'offrant atteste quŽil satisfait aux exigences
susmentionnées.
En outre, l'offrant reconnaît que la commission de certaines infractions
peut le rendre inadmissible à lŽattribution dŽun contrat. En présentant
une offre, l'offrant déclare quŽil nŽa jamais été reconnu coupable de lŽune
des infractions visées à lŽarticle 121 (Fraudes envers le gouvernement et
Entrepreneur qui souscrit à une caisse électorale), à lŽarticle 124 (Achat
ou vente dŽune charge), à lŽarticle 380 (Fraude commise au détriment de sa
Majesté), ou à lŽarticle 418 (Vente dŽapprovisionnements défectueux à Sa
Majesté) du Code criminel du Canada ou de lŽune des infractions visées à lŽ
alinéa 80(1)d) (Fausse inscription, faux certificat ou faux rapport), au
paragraphe 80(2) (Fraude commise au détriment de Sa Majesté) ou à lŽarticle
154.01 (Fraude commise au détriment de Sa Majesté) de la Loi sur la gestion
des finances publiques.
Renseignements généraux
Parmi les méthodes d'approvisionnement utilisées par Travaux publics et
Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour répondre aux besoins des
ministères et organismes, il y a celle qui consiste à demander à des
fournisseurs de soumettre une offre à commandes pour la fourniture de biens,
la prestation de services ou les deux pendant une période déterminée.
TPSGC autorise ensuite des ministères et organismes particuliers à passer
des commandes subséquentes à l'offre à commandes précisant les quantités
exactes de biens ou le niveau de services qu'ils désirent commander à un
moment particulier au cours de la période de validité de l'offre et
conformément aux conditions préétablies.
Le processus débute habituellement par une DOC que les fournisseurs peuvent
obtenir via le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (
SEAOG). Une DOC est une invitation aux fournisseurs à présenter une offre
à commandes à TPSGC. Les quantités de biens, les niveaux de services et
les dépenses estimatives précisés dans la DOC ne constituent qu'une
approximation des besoins exprimés de bonne foi. Une DOC n'engage pas
TPSGC à autoriser l'utilisation de l'offre à commandes ou à acheter des
biens, des services ou les deux ou à attribuer un contrat à cet effet. Une
offre à commandes n'est pas un contrat. L'émission par TPSGC d'une
autorisation de passer des commandes subséquentes à une offre à commandes
aux fournisseurs retenus et aux ministères et organismes autorisés à passer
des commandes subséquentes ne constitue pas un engagement du Canada à
commander les biens, les services ou les deux offerts. Les ministères et
les organismes pourraient passer une ou plusieurs commandes subséquentes à
l'offre à commandes.
01 Numéro d'entreprise - approvisionnement
Les fournisseurs canadiens doivent avoir un numéro d'entreprise -
approvisionnement (NEA) avant qu'une offre à commandes soit émise. Les
fournisseurs peuvent s'inscrire pour obtenir un NEA du système Données
d'inscription des fournisseurs en se rendant sur le site Web d'Accès
entreprises Canada (http://contractscanada.gc.ca/fr/index.html). Pour
s'inscrire autrement que par Internet, les fournisseurs peuvent communiquer
avec la LigneInfo d'Accès entreprises Canada au 1-800-811-1148 afin
d'obtenir le numéro de téléphone de l'agent d'inscription des fournisseurs
le plus près.
02 Instructions, clauses et conditions uniformisées
Conformément à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services
gouvernementaux, L.C. 1996, ch. 16, les instructions, les clauses et les
conditions identifiées dans la DOC, l'offre à commandes et contrat(s)
subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont incorporées par
renvoi et font partie intégrante de la DOC, de l'offre à commandes et de
tout contrat subséquent comme si elles y étaient formellement reproduites.
03 Définition d'offrant
Le terme « offrant » désigne la personne ou l'entité (ou dans le cas d'une
coentreprise, les personnes ou les entités) qui dépose une offre pour la
fourniture de biens, de services ou les deux suite à une commande
subséquente à l'offre à commandes. Le terme ne comprend pas la société
mère, les filiales ou autres affiliées de l'offrant, ni ses sous-traitants.
04 Présentation des offres
1. Le Canada exige que chaque offre, à la date et à lŽheure de clôture
ou sur demande du responsable de lŽoffre à commandes, soit signée
par l'offrant ou par son représentant autorisé. Si une offre est
déposée par une coentreprise, elle doit être conforme à l'article 16.
2. Il appartient à l'offrant :
a) de demander des précisions sur les exigences contenues dans
la DOC, au besoin, avant de présenter une offre;
b) de préparer son offre conformément aux instructions contenues
dans la DOC;
c) de déposer une offre complète au plus tard à la date et à
l'heure de clôture;
d) de faire parvenir son offre uniquement au Module de réception
des soumissions de TPSGC tel qu'indiqué à la page 1 de la DOC
ou à l'adresse indiquée dans la DOC;
e) de veiller à ce que le nom de l'offrant, l'adresse de retour,
le numéro de la DOC ainsi que la date et l'heure de clôture
de la DOC soient clairement indiqués sur l'enveloppe ou le
colis renfermant l'offre; et
f) de fournir une offre claire et suffisamment détaillée,
contenant tous les renseignements demandés concernant les
prix, afin de permettre une évaluation complète conformément
aux critères établis dans la DOC.
3. Si le Canada a fourni aux offrants différents formats d'un même
document (par exemple, si un document que l'on peut télécharger via
le Service électronique dŽappel dŽoffres du gouvernement (SEAOG)
existe également sur CD-ROM disponible via le SEAOG), le format
téléchargé via le SEAOG sera prépondérant. Si le Canada affiche une
modification à la DOC pour réviser tout document fourni aux offrants
selon différents formats, il ne mettra pas nécessairement à jour
tous les formats pour tenir compte des révisions apportées. Il
appartient à l'offrant de s'assurer que les différents formats
utilisés pour la DOC tiennent compte des modifications apportées à
la DOC et affichées via le SEAOG.
4. Les offres seront valables pendant au moins soixante (60) jours à
compter de la date de clôture de la DOC, à moins d'avis contraire
dans la DOC. Le Canada se réserve le droit de demander par écrit
une prolongation de cette période à tous les offrants qui déposent
des offres recevables, dans un délai d'au moins trois (3) jours
avant la fin de la période de validité des offres. Si tous les
offrants qui ont déposé des offres recevables acceptent de prolonger
cette période, le Canada continuera d'évaluer les offres. Si cette
prolongation n'est pas acceptée par tous les offrants qui ont déposé
des offres recevables, le Canada, à sa seule et entière discrétion,
continuera d'évaluer les offres des offrants qui auront accepté la
prolongation ou annulera la DOC.
5. Les offres et les renseignements à l'appui peuvent être présentés en
français ou en anglais.
6. Les offres reçues à la date et à l'heure de clôture stipulées ou
avant deviendront la propriété du Canada et ne seront pas retournées
à leur expéditeur. Toutes les offres seront traitées comme des
documents confidentiels, sous réserve des dispositions de la Loi sur
l'accès à l'information, L.R. 1985, ch. A-1 et de la Loi sur la
protection des renseignements personnels, L.R. 1985, ch. P-21.
7. Sauf indication contraire dans la DOC, le Canada évaluera uniquement
la documentation qui accompagnera l'offre de l'offrant. Le Canada
n'évaluera pas l'information telle les renvois à des adresses de
sites Web où l'on peut trouver de l'information supplémentaire, ou
les manuels ou les brochures techniques qui n'accompagnent pas
l'offre.
05 Offres déposées en retard
TPSGC renverra les offres livrées après la date et l'heure de clôture
stipulées dans la DOC, à moins que ces offres ne soient considérées comme
des offres retardées selon les circonstances énoncées ci-dessous.
06 Offres retardées
1. Une offre livrée au module de réception des soumissions désigné
après la date et l'heure de clôture, mais avant l'émission de
l'offre à commandes, peut être prise en considération, à condition
que l'offrant puisse prouver que le retard est dû uniquement à un
délai de livraison dont la Société canadienne des postes (SCP) (ou
l'équivalent national d'un pays étranger) est responsable. On ne
considère pas que Purolator Inc. fait partie de la SCP pour
l'application de cet article sur les offres retardées. Les seules
preuves acceptées par TPSGC pour justifier un retard dû au service
de la SCP sont les suivantes :
a) un timbre à date d'oblitération de la SCP; ou
b) un connaissement de Messageries prioritaires de la SCP; ou
c) une étiquette Xpresspost de la SCP;
qui indique clairement que l'offre a été postée avant la date de
clôture.
2. Pour les offres transmises par télécopieur, seulement la date,
l'heure et l'endroit consignés par TPSGC serviront comme preuve
d'une offre retardée.
3. TPSGC n'acceptera pas les offres qui sont reçues en retard en raison
d'une erreur d'acheminement, du volume de trafic, de perturbations
atmosphériques, de conflits du travail ou d'autres motifs.
4. Le timbre de machine à affranchir, qu'il soit apposé par l'offrant,
la SCP ou le service postal d'un pays étranger, ne constitue pas une
preuve que l'offre a été expédiée à temps.
07 Transmission par télécopieur
1. Sauf indication contraire dans la DOC, les offres peuvent être
transmises par télécopieur. Le seul numéro de télécopieur valide
pour la réception des réponses aux DOC émises par l'administration
centrale de TPSGC est le 819-997-9776. Le numéro de télécopieur
pour répondre aux DOC émises par les bureaux régionaux de TPSGC est
indiqué dans la DOC.
2. Pour les offres transmises par télécopieur, le Canada ne sera
responsable d'aucune défaillance attribuable à l'utilisation de ce
mode de transmission ou de réception. Entre autres, il n'assumera
aucune responsabilité pour ce qui suit :
a) réception d'une offre brouillée ou incomplète;
b) disponibilité ou condition du télécopieur utilisé pour la
réception;
c) incompatibilité entre le matériel utilisé pour l'envoi et
celui utilisé pour la réception;
d) retard dans la transmission ou la réception de l'offre;
e) défaut de la part de l'offrant de bien identifier l'offre;
f) illisibilité de l'offre; ou
g) sécurité des données incluses dans l'offre.
3. L'offre transmise par télécopieur constitue l'offre officielle de
l'offrant et doit être conforme à l'article 04. De plus, l'offrant
doit fournir une confirmation écrite dans un délai de deux (2) jours
ouvrables suivant la date de clôture de la DOC, sauf indication
contraire dans la DOC. Tous les documents servant à confirmer
l'offre devraient porter la mention « CONFIRMATION ».
08 Dédouanement
L'offrant a la responsabilité de prévoir un délai suffisant pour obtenir un
dédouanement, lorsqu'il y a lieu, avant la date et l'heure de clôture de la
DOC. Les retards dus à l'obtention d'un dédouanement ne peuvent être
considérés comme des « retards imprévus dus au service postal » et ne
seront pas admissibles selon l'article 06.
09 Capacité juridique
L'offrant doit avoir la capacité juridique de contracter. Si l'offrant est
une entreprise à propriétaire unique, une société de personnes ou une
personne morale, il doit fournir, à la demande du responsable de l'offre à
commandes, une déclaration et toutes les pièces justificatives demandées
indiquant les lois en vertu desquelles son entreprise est incorporée ou
enregistrée, ainsi que sa dénomination sociale et son lieu d'affaires. Ce
qui précède s'applique également si l'offrant est une coentreprise.
10 Droits du Canada
Le Canada se réserve le droit :
a) de rejeter l'une quelconque ou la totalité des offres reçues en
réponse à la DOC;
b) de négocier avec les offrants n'importe quel aspect de leur offre;
c) d'autoriser l'utilisation de toute offre en totalité ou en partie,
sans négociation;
d) d'annuler la DOC à n'importe quel moment;
e) d'émettre de nouveau la DOC;
f) si aucune offre recevable n'est reçu et que le besoin n'est pas
modifié substantiellement, d'émettre de nouveau la DOC en invitant
uniquement les offrants qui ont déposé des offres, à déposer de
nouveau leur offre dans un délai indiqué par le Canada; et
g) de négocier avec le seul offrant qui a déposé une offre recevable
pour s'assurer que le Canada profitera du meilleur rapport qualité/
prix.
11 Rendement du fournisseur
1. Le Canada peut rejeter une offre dans l'un des cas suivants :
a) l'offrant ou l'un de ses employés ou sous-traitants proposé
dans l'offre a été reconnu coupable en vertu de l'article 121
(Fraudes envers le gouvernement et Entrepreneur qui souscrit
à une caisse électorale), 124 (Achat ou vente d'une charge),
à lŽarticle 380 (Fraude commise au détriment de sa Majesté),
ou à lŽarticle 418 (Vente d'approvisionnements défectueux à
Sa Majesté) du Code criminel ou de lŽune des infractions
visées à lŽalinéa 80(1)d) (Fausse inscription, faux
certificat ou faux rapport), au paragraphe 80(2) (Fraude
commise au détriment de Sa Majesté) ou à lŽarticle 154.01 (
Fraude commise au détriment de Sa Majesté) de la Loi sur la
gestion des finances publiques.
b) l'offrant est assujetti à une mesure corrective du rendement
du fournisseur, en vertu de la Politique sur le rendement du
fournisseur, ce qui le rend inadmissible pour déposer une
offre pour répondre au besoin;
c) un employé ou un sous-traitant proposé dans l'offre est
soumis à une mesure corrective du rendement du fournisseur,
en vertu de la Politique sur le rendement du fournisseur, ce
qui rendrait l'employé ou un sous-traitant inadmissible pour
déposer une offre pour le besoin ou à la partie du besoin que
l'employé ou le sous-traitant exécuterait;
d) dans le cadre de transactions actuelles ou antérieures avec
le gouvernement du Canada :
(i) l'offrant déclare faillite ou ne peut, pour quelque
motif que ce soit, exercer ses activités pour une
période prolongée;
(ii) des preuves de fraude, de corruption ou de fausse
déclaration ou des preuves confirmant l'incapacité de
respecter des lois protégeant les personnes contre
toute forme de discrimination ont été déposées, à la
satisfaction du Canada, à l'égard de l'offrant, de
l'un quelconque de ses employés ou d'un sous-traitant
proposé dans l'offre;
(iii) le Canada a exercé ses recours contractuels de
suspension ou de résiliation pour inexécution à
l'égard d'un contrat attribué à l'offrant ou à l'un
quelconque de ses employés ou sous-traitants proposés
dans l'offre;
(iv) le Canada détermine que le rendement de l'offrant en
vertu d'autres contrats, notamment l'efficacité et la
qualité dans l'exécution des travaux, ainsi que la
mesure dans laquelle l'offrant a respecté les clauses
et les conditions contractuelles dans l'exécution des
travaux, est suffisamment médiocre pour qu'on le
considère incapable de répondre au besoin faisant
l'objet de l'offre.
2. Dans le cas où le Canada a l'intention de rejeter une offre
conformément au paragraphe 1 pour des motifs distincts de ceux
exposés à l'alinéa 1.b), le responsable de l'offre à commandes le
fera savoir à l'offrant et lui donnera un délai de dix (10) jours
pour faire valoir son point de vue, avant de rendre une décision
définitive sur le rejet de l'offre.
12 Communications en période de soumission
Afin d'assurer l'intégrité du processus d'appel à la concurrence, toutes
les demandes de renseignements et autres communications ayant trait à la
DOC doivent être adressées uniquement au responsable de l'offre à commandes
dont le nom est indiqué dans la DOC. Le défaut de se conformer à cette
exigence pourrait avoir pour conséquence que l'offre soit déclarée non
recevable.
Afin d'assurer l'uniformité et la qualité de l'information fournie aux
offrants, les demandes de renseignements importantes reçues, ainsi que les
réponses à ces demandes, seront fournies simultanément à tous les offrants
qui auront reçu la DOC sans que le nom de l'auteur des demandes de
renseignements soit mentionné.
13 Justification des prix
Lorsque l'offre d'un offrant est la seule offre déclarée recevable,
l'offrant doit fournir, à la demande du Canada, un ou plusieurs des
documents suivants pour justifier le prix :
a) la liste de prix publiée courante, indiquant l'escompte, en
pourcentage, offert au Canada; ou
b) une copie des factures payées pour une qualité et une quantité
semblables de biens, de services ou les deux vendus à d'autres
clients; ou
c) une ventilation des prix indiquant le coût de la main-d'oeuvre
directe, des matières directes et des articles achetés, les frais
généraux des services techniques et des installations, les frais
généraux globaux et administratifs, les coûts de transport, etc., et
le bénéfice; ou
d) des attestations de prix ou de taux; ou
e) toutes autres pièces justificatives demandées par le Canada.
14 Coûts relatifs aux offres
Aucun paiement ne sera versé pour des coûts encourus pour la préparation et
la présentation d'une offre en réponse à la DOC. L'offrant sera seul
responsable des frais engagés dans la préparation et la présentation d'une
offre, ainsi que des frais engagés par lui pour l'évaluation de son offre.
15 Déroulement de l'évaluation
1. Lorsque le Canada évalue les offres, il peut, sans toutefois y être
obligé, effectuer ce qui suit :
a) demander des précisions ou vérifier l'exactitude de certains
renseignements ou de tous les renseignements fournis par les
offrants relatifs à la DOC;
b) communiquer avec l'une ou toutes les personnes citées en
référence pour vérifier et attester l'exactitude des
renseignements fournis par les offrants;
c) demander, avant l'émission d'une offre à commandes, des
renseignements précis sur la situation juridique des offrants;
d) examiner les installations, les capacités techniques,
administratives et financières des offrants pour déterminer
s'ils sont en mesure de répondre aux exigences énoncées dans
la DOC;
e) corriger toute erreur dans le calcul des prix totaux des
offres en utilisant les prix unitaires et toute erreur de
quantités indiquées dans les offres en fonction des quantités
précisées dans la DOC; en cas dŽerreur dans le calcul des
prix, le prix unitaire sera retenu.
f) vérifier tous les renseignements fournis par les offrants en
faisant des recherches indépendantes, en utilisant des
ressources du gouvernement ou en communiquant avec des tiers;
g) interviewer, aux propres frais des offrants, tout offrant et(
ou) une des personnes qu'ils proposent pour répondre aux
exigences de la DOC.
2. Les offrants disposeront du nombre de jours établi par le
responsable de l'offre à commandes pour se conformer à la demande
concernant tout item ci-haut mentionné. Le défaut de répondre à la
demande pourrait avoir pour conséquence que l'offre soit déclarée
non recevable.
16 Coentreprise
1. Une coentreprise est une association d'au moins deux parties qui
regroupent leurs fonds, leurs biens, leurs connaissances, leur
expertise ou d'autres ressources dans une entreprise commerciale
conjointe, parfois appelé consortium, pour déposer ensemble une
offre pour un besoin. Les offrants qui déposent une offre à titre
de coentreprise doivent indiquer clairement qu'ils forment une
coentreprise et fournir les renseignements suivants :
a) le nom de chaque membre de la coentreprise;
b) le numéro d'entreprise - approvisionnement de chaque membre
de la coentreprise;
c) le nom du représentant de la coentreprise, c'est-à-dire le
membre choisi par les autres membres pour les représenter,
s'il y a lieu;
d) le nom de la coentreprise, s'il y a lieu.
2. Si les renseignements contenus dans l'offre ne sont pas clairs,
l'offrant devra fournir les renseignements à la demande du
responsable de l'offre à commandes.
3. L'offre et toute offre à commandes subséquente doivent être signées
par tous les membres de la coentreprise à moins qu'un membre ait été
nommé pour représenter tous les membres de la coentreprise. Le
responsable de l'offre à commandes peut, en tout temps, demander à
chaque membre de la coentreprise de confirmer que le représentant a
reçu les pleins pouvoirs pour agir à titre de représentant pour les
fins de l'offre et toute offre à commandes subséquente. Si une
offre à commandes est émise à une coentreprise, tous ses membres
seront conjointement et solidairement responsables de l'exécution de
tout contrat résultant d'une offre à commandes subséquente à l'offre
à commandes.
17 Conflit dŽintérêts / Avantage indu
1. Afin de protéger l'intégrité du processus d'approvisionnement, les
offrants sont avisés que le Canada peut rejeter une offre dans les
circonstances suivantes :
a) l'offrant, un de ses sous-traitants, un de leurs employés
respectifs, actuels ou anciens, a participé d'une manière ou
d'une autre à la préparation de la DOC;
b) le Canada juge que l'offrant, un de ses sous-traitants, un de
leurs employés respectifs, actuels ou anciens, a eu accès à
des renseignements relatifs à la DOC qui n'étaient pas à la
disposition des autres offrants et que cela donne à l'offrant
un avantage indu.
2. Le Canada ne considère pas, qu'en soit, l'expérience acquise par un
offrant qui fournit ou a fourni les biens et services décrits dans
la DOC (ou des biens et services semblables) représente un avantage
indu en faveur de l'offrant ou crée un conflit d'intérêts. Cet
offrant demeure cependant assujetti aux critères énoncés plus hauts.
3. Dans le cas où le Canada a l'intention de rejeter une offre
conformément au présent article, le responsable de l'offre à
commandes préviendra l'offrant et lui donnera la possibilité de
faire valoir son point de vue, avant de prendre une décision
définitive. Les offrants ayant un doute par rapport à une situation
particulière devraient contacter le responsable de l'offre à
commandes avant la date de clôture de la DOC. En déposant une offre,
l'offrant déclare qu'il n'est pas en conflit d'intérêts et qu'il ne
bénéficie d'aucun avantage indu. Toutefois, l'offrant reconnaît que
le Canada est seul habilité à établir s'il existe un conflit
d'intérêts ou un avantage indu.
18 Intégralité de l'ensemble du besoin
La DOC comprend l'ensemble des exigences se rapportant à la demande
d'offres. Toute autre information ou tout autre document fourni à l'offrant
ou obtenu par lui auprès de qui que ce soit n'est pas pertinent. Les
offrants ne devraient pas présumer que des pratiques utilisées dans des
contrats antérieurs vont continuer, à moins qu'elles soient décrites dans
la DOC. Les offrants ne devraient pas non plus présumer que leurs capacités
actuelles rencontrent les exigences de la DOC simplement parce qu'elles
rencontraient des exigences antérieures.
19 Autres renseignements
1. Pour obtenir d'autres renseignements, les offrants peuvent
s'adresser au responsable de l'offre à commandes dont le nom est
indiqué dans la DOC.
2. Les demandes de renseignements concernant la réception des offres
présentées en réponse aux DOC émises par l'administration centrale
de TPSGC peuvent être adressées Module de réception des soumissions,
Division de soutien opérationnel des approvisionnements, au 819-956-
3370. Dans le cas des DOC émises par des bureaux régionaux de TPSGC,
les demandes de renseignements concernant la réception des offres
peuvent être adressées au responsable de l'offre à commandes dont le
nom figure dans la DOC. |